Frequently Asked Questions
Disponibilizamos algumas das questão mais colocadas por áreas, pelos nossos clientes, de forma a auxiliar e esclarecer dúvidas que possam surgir na utilização do nosso sistema. Selecione a área pretendida (definida no topo pelos separadores) e de seguida escolha o tópico para consulta.
1. Para poder enviar uma SMS, terá primeiramente que ativar o modulo nos parámetros aplicacionais, e requisitar á Preventech a atribuição de limite de créditos, ou remover o estado para "Sem Limite".
2. Depois de ativo o modulo de SMS, poderá aceder ao painel de gestão de SMS, através do Menu Utilitários > SMS.
3. Na janela Gestão de SMS, serão disponiblizadas todas as SMS já enviadas ou agendadas para envio. As SMS têm uma representação de cor, onde a cor verde indica que a mesma foi enviada e confirmada a recepção com sucesso. A cor vermelha indica que ocorreu um problema no envio, podendo este problema surgir, no numero de destinatário incorreto, ou um outro problema relacionado com o serviço de envio. A cor branca indica que foi feito o envio da mensagem com sucesso, mas ainda não foi confirmada a receção da mesma. O mesmo padrão de cores é usados para as SMS que estão agendadas para envio.
4. Para enviar uma nova SMS terá apenas de, clicar no botão azul Enviar Nova SMS.
5. Deverá selecionar através do botão Lupa o painel de seleção de destinatários, podendo escolher um ou mais destinatários, e no fim clicar no botão verde Selecionar de forma a preencher a lista de destinatáriso da SMS a enviar.
6. Deverá depois preencher o corpo da mensagem.
7. Lembra-mos que uma mensagem curta terá até 160 carateres. Passará a enviar uma mensagem longa assim que o corpo da mensagem for maior que 160 carateres, sendo a mensagem longa divida em mensagens simples de 153 carateres. Um crédito corresponde a uma mensagem até 160 caracteres, logo que uma mensagem tiver, por exemplo 350 carateres, serão processados 3 créditos para o envio desta mensagem.
8. Poderá no fundo da janela de escrita de mensagem, seleccionar se quer enviar a SMS com número de devolução de resposta, o número será juntado no fim do corpo da sua mensagem. O número de devolução de resposta servirá, para que o destinatário possa responder á mensagem enviada. Será disponibilizado um número para qual o destinatário terá de devolver a sua mensagem de resposta. Lembramos que uma mensagem com número de devolução de resposta, usa 20 carateres da mensagem, deixando apenas 140 disponíveis para uma mensagem curta.
9. Depois terá apenas de clicar no botão verde Enviar, será dada uma resposta se a SMS foi enviada com sucesso ou se ocorreu algum erro na tentativa de envio. A SMS enviada ficará no topo da lista no painel de gestão das SMS.
2. Depois de ativo o modulo de SMS, poderá aceder ao painel de gestão de SMS, através do Menu Utilitários > SMS.
3. Na janela Gestão de SMS, serão disponiblizadas todas as SMS já enviadas ou agendadas para envio. As SMS têm uma representação de cor, onde a cor verde indica que a mesma foi enviada e confirmada a recepção com sucesso. A cor vermelha indica que ocorreu um problema no envio, podendo este problema surgir, no numero de destinatário incorreto, ou um outro problema relacionado com o serviço de envio. A cor branca indica que foi feito o envio da mensagem com sucesso, mas ainda não foi confirmada a receção da mesma. O mesmo padrão de cores é usados para as SMS que estão agendadas para envio.
4. Para enviar uma nova SMS terá apenas de, clicar no botão azul Enviar Nova SMS.
5. Deverá selecionar através do botão Lupa o painel de seleção de destinatários, podendo escolher um ou mais destinatários, e no fim clicar no botão verde Selecionar de forma a preencher a lista de destinatáriso da SMS a enviar.
6. Deverá depois preencher o corpo da mensagem.
7. Lembra-mos que uma mensagem curta terá até 160 carateres. Passará a enviar uma mensagem longa assim que o corpo da mensagem for maior que 160 carateres, sendo a mensagem longa divida em mensagens simples de 153 carateres. Um crédito corresponde a uma mensagem até 160 caracteres, logo que uma mensagem tiver, por exemplo 350 carateres, serão processados 3 créditos para o envio desta mensagem.
8. Poderá no fundo da janela de escrita de mensagem, seleccionar se quer enviar a SMS com número de devolução de resposta, o número será juntado no fim do corpo da sua mensagem. O número de devolução de resposta servirá, para que o destinatário possa responder á mensagem enviada. Será disponibilizado um número para qual o destinatário terá de devolver a sua mensagem de resposta. Lembramos que uma mensagem com número de devolução de resposta, usa 20 carateres da mensagem, deixando apenas 140 disponíveis para uma mensagem curta.
9. Depois terá apenas de clicar no botão verde Enviar, será dada uma resposta se a SMS foi enviada com sucesso ou se ocorreu algum erro na tentativa de envio. A SMS enviada ficará no topo da lista no painel de gestão das SMS.
1. Um Grupo, serve para que possa juntar um conjunto de pessoas, do tipo, bombeiros, terceiros ou outros destinatários, de forma a que possa atribuir uma tarefa de preenchimento de números de destinatários nas SMS, atribuição automática de templates de mensagens SMS já pré-escritas, entre outras tarefas.
2. Para que possa criar um Grupo terá de ir ao menu Tabelas Auxiliares > Grupos.
3. Clique no botão azul Novo e escolha um codigo e nome para o grupo, lembrá-mos que os códigos dos grupos deverão ser únicos.
4. O grupo depois de criado será apresentado na lista de Grupos, podendo depois eliminar o grupo, se assim o pretender.
2. Para que possa criar um Grupo terá de ir ao menu Tabelas Auxiliares > Grupos.
3. Clique no botão azul Novo e escolha um codigo e nome para o grupo, lembrá-mos que os códigos dos grupos deverão ser únicos.
4. O grupo depois de criado será apresentado na lista de Grupos, podendo depois eliminar o grupo, se assim o pretender.
1. Depois de criado um ou mais Grupos com sucesso, poderá juntar a esses grupos um conjunto de destinatários do tipo, bombeiro, terceiro ou Outros.
2. Para que possa juntar um ou mais destinatarios a um Grupo terá de ir ao menu Tabelas Auxiliares > Sms > Grupos de Destinatários.
3. Agora basta escolher o Grupo, o tipo de entidade, o nome do destinatário e clicar em Inserir no Grupo.
4. O destinatario será adicionado ao Grupo selecionado, podendo ser removido através do botão vermelho Remover Associação de Grupo.
2. Para que possa juntar um ou mais destinatarios a um Grupo terá de ir ao menu Tabelas Auxiliares > Sms > Grupos de Destinatários.
3. Agora basta escolher o Grupo, o tipo de entidade, o nome do destinatário e clicar em Inserir no Grupo.
4. O destinatario será adicionado ao Grupo selecionado, podendo ser removido através do botão vermelho Remover Associação de Grupo.
1. Um Template de SMS, serve para que possa de antemão criar ums mensagem de SMS simples ou dinâmica, de forma a optimizar o tempo necessário para o envio de SMS.
2. Para que possa criar um Template terá de ir ao menu Tabelas Auxiliares > SMS > Templates de Envio.
3. Clique no botão azul Novo e escolha um tipo, digite um nome, digite ainda um corpo de mensagem para o template.
4. Lembrá-mos que uma template de uma mensagem dinâmica, poderá conter Tags, sendo estas mesmas Tags substituidas pelo contexto em questão da ocorrência a que estará ligada a mensagem. Por exemplo se usar a Tag "{{DALERTA}}", no momento em que é enviada uma SMS ligada a uma ocorrência, a Tag seguinte será automaticamente substituida pela Data de Alerta dessa mesma ocorrência.
5. De forma a aceder a todas as tags disponíveis, para criação de um template dinâmico, poderá aceder ao painel com todas as Tags, através do botão azul Lista de Tags. Já neste painel, poderá fazer duplo clique sobre a Tag pretendida, e a mesma será automaticamente adicionada ao corpo da mensagem do template.
2. Para que possa criar um Template terá de ir ao menu Tabelas Auxiliares > SMS > Templates de Envio.
3. Clique no botão azul Novo e escolha um tipo, digite um nome, digite ainda um corpo de mensagem para o template.
4. Lembrá-mos que uma template de uma mensagem dinâmica, poderá conter Tags, sendo estas mesmas Tags substituidas pelo contexto em questão da ocorrência a que estará ligada a mensagem. Por exemplo se usar a Tag "{{DALERTA}}", no momento em que é enviada uma SMS ligada a uma ocorrência, a Tag seguinte será automaticamente substituida pela Data de Alerta dessa mesma ocorrência.
5. De forma a aceder a todas as tags disponíveis, para criação de um template dinâmico, poderá aceder ao painel com todas as Tags, através do botão azul Lista de Tags. Já neste painel, poderá fazer duplo clique sobre a Tag pretendida, e a mesma será automaticamente adicionada ao corpo da mensagem do template.
1. Para que possa automaticamente enviar um conjunto de mensagens pré-definidas como templates, para Grupos de destinatários de emergência definidos no tipo de ocorrência a ser criada, terá que primeiramente criar a ligação de associação, entre o código de classificação de occorrências, o template desejado e os Grupos de destinatários pretendidos.
2. De forma a poder criar esta associação terá de ir ao menu Ocorrências > Classificação.
3. Já no painel de classificação deverá escolher um dos sub-tipos da árvore de códigos de classificação, como por exemplo 1101 - cheia e clicar no botão azul Gerir Grupos SMS.
4. No painel Lista de Links a Grupos, terá apenas de selecionar o codigo de classificação, qual o grupo de destinatários e a template associação, e marcar como ativo. Depois basta clicar em Inserir Registo e a associação de Codigo classificação da ocorrência/Grupo de destinatários/Template dinâmica, será adicionada á lista.
5. Lembramos que poderá adicionar ao mesmo código de classificação de uma occorrência, vários grupos e várias templates específicas. Poderá ainda desmarcar a qualquer altura uma associação já adicionada anteriormente, desactivando o envio da mensagem na altura de criação da ocorrência. Poderá ainda remover um associação criada anteriormente através do botão vermelho, Remover Link de Ligação a Grupo e Template.
6. A partir deste momento sempre que criar uma ocorrência, e seleciona no Envio das SMS de Alerta a opção Enviar ao Guardar Ocorrência, quando guardar a ocorrência, serão enviadas automaticamente as SMS's de alerta, para o grupo de destinatários com os templates de SMS definidos previamente.
2. De forma a poder criar esta associação terá de ir ao menu Ocorrências > Classificação.
3. Já no painel de classificação deverá escolher um dos sub-tipos da árvore de códigos de classificação, como por exemplo 1101 - cheia e clicar no botão azul Gerir Grupos SMS.
4. No painel Lista de Links a Grupos, terá apenas de selecionar o codigo de classificação, qual o grupo de destinatários e a template associação, e marcar como ativo. Depois basta clicar em Inserir Registo e a associação de Codigo classificação da ocorrência/Grupo de destinatários/Template dinâmica, será adicionada á lista.
5. Lembramos que poderá adicionar ao mesmo código de classificação de uma occorrência, vários grupos e várias templates específicas. Poderá ainda desmarcar a qualquer altura uma associação já adicionada anteriormente, desactivando o envio da mensagem na altura de criação da ocorrência. Poderá ainda remover um associação criada anteriormente através do botão vermelho, Remover Link de Ligação a Grupo e Template.
6. A partir deste momento sempre que criar uma ocorrência, e seleciona no Envio das SMS de Alerta a opção Enviar ao Guardar Ocorrência, quando guardar a ocorrência, serão enviadas automaticamente as SMS's de alerta, para o grupo de destinatários com os templates de SMS definidos previamente.
1. Para enviar SMS de alerta quando crio uma ocorrência, terá que no momento de criação de uma ocorrência selecionar na área de Envio de SMS de Alerta, a opção Enviar ao Guardar Ocorrência.
2. A partir deste momento serão enviadas as SMS para os Grupos de destinatários pré-configurados. A SMS terá no corpo da mensagem o template configurado previamnete no painel de associação entre Código de Serviço de uma Ocorrência / Grupos Destinatários / Templates.
3. De forma a poder ver se as mensagens foram enviadas e entregues com sucesso, basta editar a ocorrência lançada anteriormente, e no separador das SMS, estarão listadas todas as SMS enviadas com sucesso e insucesso.
4. De forma a poder ver se as mensagens foram enviadas e entregues com sucesso, basta editar a ocorrência lançada anteriormente, e no separador das SMS, estarão listadas todas as SMS enviadas com sucesso e insucesso.
5. A partir do separador das SMS poderá ainda enviar novas SMS de atualização da ocorrência, para tal basta clicar no botão azul SMS Atualização, selecionar os destinatários ou grupo de destinatários, escolher o template de corpo de mensagem ou criar manualmente um corpo de mensagem novo e clicar em Enviar. Poderá ainda agendar envios de mensagens de alerta se assim o pretender.
2. A partir deste momento serão enviadas as SMS para os Grupos de destinatários pré-configurados. A SMS terá no corpo da mensagem o template configurado previamnete no painel de associação entre Código de Serviço de uma Ocorrência / Grupos Destinatários / Templates.
3. De forma a poder ver se as mensagens foram enviadas e entregues com sucesso, basta editar a ocorrência lançada anteriormente, e no separador das SMS, estarão listadas todas as SMS enviadas com sucesso e insucesso.
4. De forma a poder ver se as mensagens foram enviadas e entregues com sucesso, basta editar a ocorrência lançada anteriormente, e no separador das SMS, estarão listadas todas as SMS enviadas com sucesso e insucesso.
5. A partir do separador das SMS poderá ainda enviar novas SMS de atualização da ocorrência, para tal basta clicar no botão azul SMS Atualização, selecionar os destinatários ou grupo de destinatários, escolher o template de corpo de mensagem ou criar manualmente um corpo de mensagem novo e clicar em Enviar. Poderá ainda agendar envios de mensagens de alerta se assim o pretender.
Fatura
A fatura é um documento de valor contabilístico que atesta uma transação comercial entre duas pessoas ou empresas. Deve conter informação sobre o produto ou serviço prestado, bem como a quantidade e o valor desta transação.
Além da fatura existem outros documentos de valor contabilístico:
Além da fatura existem outros documentos de valor contabilístico:
- Faturas Simplificadas
- Fatura-Recibo
- Fatura Eletrónica
- Notas de Crédito
- Notas de débito
Para emitir uma fatura, siga os seguintes passos:
1. Aceda ao menu Faturação > Faturas.
2. Clique em Nova Fatura.
3. Preencha os dados da sua fatura enquanto estiver no formato de rascunho.
4. Quando estiver tudo correto, pode clicar em Finalizar e a partir daqui já não poderá editar o documento, apenas o poderá cancelar.
5. Quando o seu cliente fizer o pagamento, poderá entrar na fatura finalizada e clicar em Pagamento/Recibo.
6. Termine em Registar Pagamento e Criar Recibo.
1. Aceda ao menu Faturação > Faturas.
2. Clique em Nova Fatura.
3. Preencha os dados da sua fatura enquanto estiver no formato de rascunho.
4. Quando estiver tudo correto, pode clicar em Finalizar e a partir daqui já não poderá editar o documento, apenas o poderá cancelar.
5. Quando o seu cliente fizer o pagamento, poderá entrar na fatura finalizada e clicar em Pagamento/Recibo.
6. Termine em Registar Pagamento e Criar Recibo.
1. Abrir a Fatura a cancelar, no menu Faturação > Faturas.
2. Clique em Cancelar e indique a razão de cancelamento.
2. Clique em Cancelar e indique a razão de cancelamento.
Apenas é possível apagar documentos em estado Rascunho. Nesta situação deverá, então, ir ao menu Faturação > Faturas e clicar no botão caixote do lixo na fatura que pretende apagar.
Caso a fatura se encontre Finalizada não poderá apagar, apenas conseguirá anular o documento através da ação "Cancelar" ou criando uma "Nota de crédito".
Caso a fatura se encontre Finalizada não poderá apagar, apenas conseguirá anular o documento através da ação "Cancelar" ou criando uma "Nota de crédito".
Recibos
Um recibo é um comprovativo de pagamento - deve ser emitido apenas no momento em que receber o dimheiro do cliente.
O recibo é um documento com validade fiscal, para os sujeitos passivos de IVA que tenham aderido ao reginme de IVA de caixa.
Pode enviar o original ao cliente e guardar o duplicado, para gerir a faturação e tesouraria da empresa.
O recibo é um documento com validade fiscal, para os sujeitos passivos de IVA que tenham aderido ao reginme de IVA de caixa.
Pode enviar o original ao cliente e guardar o duplicado, para gerir a faturação e tesouraria da empresa.
Um recibo é um comprovativo de pagamento. Assim que Marca uma fatura como Paga, o Gescorp cria automaticamente um recibo.
Para criar um recibo:
1. Aceda à fatura que foi paga.
2. Clique em Pagamento/Recibo.
3. Confirme o valor que foi pago, e que deve constar no recibo, selecione o meio de pagamento, e clicar em Registar pagamento e criar Recibo.
Também pode visualizar e emitir os recibos no menu Faturação > Pagamentos/Recebimentos
Para criar um recibo:
1. Aceda à fatura que foi paga.
2. Clique em Pagamento/Recibo.
3. Confirme o valor que foi pago, e que deve constar no recibo, selecione o meio de pagamento, e clicar em Registar pagamento e criar Recibo.
Também pode visualizar e emitir os recibos no menu Faturação > Pagamentos/Recebimentos
Deve aceder ao menu Faturação > Faturas, e escolher o tipo de documento que quer emitir:
- Nova Fatura
- Nova Fatura simplificada
- Nova Fatura-Recibo
Porque, desde dia 1 de Janeiro de 2013, o documento Venda a Dinheiro deixou de existir, tornando-se obrigatória a emissão de faturas para todas as operações comerciais.
Em alternativa, pode emitir uma fatura simplificada.
Em alternativa, pode emitir uma fatura simplificada.
Notas de Crédito e Débito
Uma Nota de Crédito é um documento legal de acerto de contas, que anula total ou parcialmente uma ou mais facturas. É utilizada para “retirar” valor à factura ou até mesmo a totalidade do montante.
A Nota de Crédito é um documento retificativo e, por isso, terá sempre de ficar associada à factura que lhe deu origem.
Para criar uma Nota de Crédito:
1. Aceda ao menu Faturação > Faturas.
2. Aceda à fatura que precisa de acerto de valor.
3. Na fatura clique no botão,Acertos.
4. Clique em Nova Nota de Crédito.
5. Preencha os dados.
6. Guarde como Rascunho.
7. Verifique a informação e, se estiver tudo bem, clique em Finalizar. Ela ficará sempre associada àquela fatura.
Para criar uma Nota de Crédito:
1. Aceda ao menu Faturação > Faturas.
2. Aceda à fatura que precisa de acerto de valor.
3. Na fatura clique no botão,Acertos.
4. Clique em Nova Nota de Crédito.
5. Preencha os dados.
6. Guarde como Rascunho.
7. Verifique a informação e, se estiver tudo bem, clique em Finalizar. Ela ficará sempre associada àquela fatura.
Sim, pode cancelar uma Nota de Crédito. Para tal, basta que aceda ao menu Faturação > Faturas, uma vez que as notas de crédito estão sempre associadas a faturas, e escolha a Nota de Crédito que pretende cancelar. Após, clique no botão Apagar Documento.
As notas de débito são documentos retificativos de faturas e, só deverão ser emitidas quando há necessidade de corrigir a não aplicação do IVA na factura, ou a aplicação de uma taxa de IVA inferior à que devia ter sido aplicada.
A Nota de Crédito é um documento retificativo e, por isso, terá sempre de ficar associada à factura que lhe deu origem.
Para criar uma Nota de Débito:
1. Aceda ao menu Faturação > Faturas.
2. Aceda à fatura que precisa de acerto de valor.
3. Na fatura clique no botão,Acertos.
4. Clique em Nova Nota de Débito.
5. Preencha os dados.
6. Guarde como Rascunho.
7. Verifique a informação e, se estiver tudo bem, clique em Finalizar. Ela ficará sempre associada àquela fatura.
Para criar uma Nota de Débito:
1. Aceda ao menu Faturação > Faturas.
2. Aceda à fatura que precisa de acerto de valor.
3. Na fatura clique no botão,Acertos.
4. Clique em Nova Nota de Débito.
5. Preencha os dados.
6. Guarde como Rascunho.
7. Verifique a informação e, se estiver tudo bem, clique em Finalizar. Ela ficará sempre associada àquela fatura.
Pode. Para tal, basta que aceda ao menu Faturação > Faturas, uma vez que as notas de débito estão sempre associadas a faturas, e escolha a Nota de Débito que pretende cancelar e clique no botão Apagar Documento. Preencha a razão do cancelamento e clique em Cancelar Documento.
Série | Número de Série
Para criar uma nova série siga os seguintes passos:
1. Aceda a Tabelas Auxiliares.
2. De seguida, em Faturação > aceda a Séries.
3. Clique em Novo.
4. Indique o nome que pretende dar à série.
5. De seguida, clique em Guardar.
6. Marque a série a usar por Defeito.
Ao marcar uma série como uso por defeito, esta ficará automaticamente configurada como a série a ser usada na criação de novos documentos, excetuando os casos em que crie uma Nota de Crédito, Nota de Débito ou um Recibo a partir de uma fatura criada numa outra série. Caso pretenda alterar de novo a série a ser usada por defeito, basta clicar na linha da série em questão para a marcar como pré-selecionada.
1. Aceda a Tabelas Auxiliares.
2. De seguida, em Faturação > aceda a Séries.
3. Clique em Novo.
4. Indique o nome que pretende dar à série.
5. De seguida, clique em Guardar.
6. Marque a série a usar por Defeito.
Ao marcar uma série como uso por defeito, esta ficará automaticamente configurada como a série a ser usada na criação de novos documentos, excetuando os casos em que crie uma Nota de Crédito, Nota de Débito ou um Recibo a partir de uma fatura criada numa outra série. Caso pretenda alterar de novo a série a ser usada por defeito, basta clicar na linha da série em questão para a marcar como pré-selecionada.
Todos os documentos, depois de finalizados, adquirem um número de série (ex: 2014/1).
Este número é o que confere validade e que permite identificar o documento em qualquer altura, já que a cada número de série corresponde um, e apenas um, documento desse tipo.
Este número é o que confere validade e que permite identificar o documento em qualquer altura, já que a cada número de série corresponde um, e apenas um, documento desse tipo.
Não, ao criar uma nova série tem que iniciar uma nova numeração.
Esta regra é obrigatória caso mude de série ou migre entre softwares de faturação.
Isto acontece porque todas as séries têm um código diferenciador no SAF-T, que varia consoante o software que cria a série. Neste sentido, não pode ter uma série cuja numeração não comece no 1, mesmo que utilizasse antes uma série com o mesmo nome da que utilizava anteriormente, porque em termos práticos, aos olhos da AT, será sempre uma nova série.
Esta regra é obrigatória caso mude de série ou migre entre softwares de faturação.
Isto acontece porque todas as séries têm um código diferenciador no SAF-T, que varia consoante o software que cria a série. Neste sentido, não pode ter uma série cuja numeração não comece no 1, mesmo que utilizasse antes uma série com o mesmo nome da que utilizava anteriormente, porque em termos práticos, aos olhos da AT, será sempre uma nova série.
Sim, poderá utilizar várias séries em simultâneo. No entanto, cada documento que emitir só poderá estar associado a uma delas.
Ao criar uma fatura ela assumirá, por defeito, a série que tenha como predefinida na sua conta.
Ao criar uma fatura ela assumirá, por defeito, a série que tenha como predefinida na sua conta.
Não, a correspondência entre a série de faturação e o ano civil é uma escolha de algumas empresas para melhor organizarem a sua faturação. O nome da série a utilizar pode ser “2014”, “A”, “1”, ou qualquer outra denominação que pretenda.
Não. Mesmo depois de finalizados, todos os documentos ficam sem qualquer possibilidade de serem editados e fazem parte do histórico de faturação.
Apesar de já não terem validade fiscal, mesmo os documentos cancelados são comunicados à AT e, por isso, ficam sempre com o número de série atribuído, respeitando a regra sequencial de emissão de documentos.
Apesar de já não terem validade fiscal, mesmo os documentos cancelados são comunicados à AT e, por isso, ficam sempre com o número de série atribuído, respeitando a regra sequencial de emissão de documentos.
Painel em desenvolvimento
Painel em desenvolvimento
Painel em desenvolvimento
Painel em desenvolvimento